L’estratto per riassunto di un atto di stato civile (nascita, matrimonio, morte) è un documento dove sono riportati, oltre ai dati minimi essenziali presenti in un certificato, anche altri dati significativi che accompagnano o incidono sulle circostanze dell’atto stesso (annotazioni). Le annotazioni inserite nell'atto sono definite dal Decreto del Presidente della Repubblica 03/11/2000, n. 396 (articolo 49 per l'atto di nascita, articolo 69 per l'atto di matrimonio, articolo 81 per l'atto di morte).
Se non sussistono divieti di legge, l'estratto per riassunto di un atto di stato civile può essere rilasciato a chiunque ne abbia motivato interesse e conosca tutti i dati necessari per fare la richiesta.
Nell'estratto dell'atto di nascita è possibile richiedere anche l'indicazione della paternità e della maternità (articolo 3 del Decreto del Presidente della Repubblica 02/05/1957, n. 432). L'estratto dell'atto di nascita può essere rilasciato solo ai genitori o ai diretti interessati, se maggiorenni.
Gli estratti di nascita, matrimonio e morte possono essere rilasciati su modello plurilingue.
Il certificato plurilingue è utilizzato all’estero, precisamente nei Paesi che hanno aderito a specifiche convenzioni internazionali. Questi certificati non hanno bisogno nè di traduzione, nè di legalizzazione: l’unica formalità che può essere richiesta all’estero è l’"Apostille", l'apposita timbratura che attesta l’autenticità del documento e la qualità legale dell’autorità rilasciante, in base alla Convenzione dell’Aja, per la quale è necessario rivolgersi alla Prefettura.
I certificati plurilingue sono validi e riconosciuti nei seguenti Stati: Argentina, Austria, Belgio, Bosnia-Erzegovina, Francia, Germania, Croazia, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Moldava, Serbia e Montenegro, Slovenia, Spagna, Svizzera, Turchia (Legge 24/04/1967, n. 344 e Legge 21/12/1978, n. 870).
Dal primo gennaio 2012 le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi devono acquisire d’ufficio tutte le informazioni inerenti il contenuto dei certificati o possono avvalersi dell’autocertificazione. I certificati, pertanto, saranno utilizzabili esclusivamente nei rapporti tra privati e dovranno riportare, pena la loro nullità, la dicitura: "Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi". Il certificato è in questo caso sostituito con l’autocertificazione. I privati non sono obbligati ad accettare l'autocertificazione, ma possono consentirvi.